Managementassistent - Strategie en Public Affairs

Wat ga je doen?

Als managementassistent voer jij zelfstandig secretariële en organisatorische taken uit voor de directeur. Je bent daarnaast een verbindende factor binnen de teams. Je belangrijkste taken:

• Sturen op de agenda: Je beheert de agenda van de directeur en bewaakt de balans, zodat het werk beheersbaar blijft.
• Administratieve werkzaamheden: Je verzorgt indien nodig voor de voorbereidingen van vergaderingen en verslaglegging hiervan.
• Ondersteunen: Je verricht diverse ondersteunende werkzaamheden zoals het boeken van accommodaties, en het verzorgen van lunches, bloemen en taarten.
• Prioriteiten stellen: Je scheidt hoofd- en bijzaken en houdt het overzicht in een dynamische werkomgeving.
• Werk uit handen nemen: Jij ziet wat nodig is en pakt het proactief op, zonder dat iemand erom hoeft te vragen.
• Signaleren en coördineren: Je hebt een scherp oog voor wat er speelt op de werkvloer en zorgt ervoor dat processen beter en efficiënter worden.
• Aanspreekpunt zijn: Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe partijen. Je geeft vragen, mededelingen of signalen door aan de directeur en bewaakt de voortgang van de afhandeling.
• Verbinden en sfeer creëren: Je draagt bij aan een positieve werksfeer door verbinding te zoeken met teams, leuke initiatieven te organiseren en werkplezier te bevorderen. Denk aan teamuitjes of andere inspirerende activiteiten!
• Anticiperen: Je loopt altijd een stap voor en bent voorbereid op wat komen gaat.

Wie ben jij?

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau. Jij hebt een flexibele en proactieve houding en je krijgt energie van een dynamische omgeving. Je brengt het volgende mee:

• Organisatietalent: Je stelt prioriteiten, behoudt overzicht en schakelt snel.
• Communicatieve vaardigheden: Je bent dienstverlenend, open en helder in je communicatie.
• Proactief: Je signaleert knelpunten en handelt zelfstandig en doortastend.
• Administratieve skills: Je bent ervaren met Microsoft Office en administratie.
• Creativiteit: Je bedenkt leuke ideeën voor een betere sfeer op de werkvloer.

Jij kunt omgaan met onverwachte wijzigingen in je planning, houdt deadlines scherp in de gaten en zorgt voor structuur in een hectische werkomgeving.

Over de organisatie

VluchtelingenWerk Nederland zet zich in voor de belangen van vluchtelingen en asielzoekers, vanaf hun eerste stap in Nederland tot aan volledige integratie. Met een netwerk van duizenden vrijwilligers en honderden betaalde medewerkers beschermen we de rechten van vluchtelingen en bieden we persoonlijke steun, belangenbehartiging en juridische begeleiding.

Over jouw team

Je komt in het team Contact & Secretariaat (C&S) terecht met ongeveer 17 medewerkers. Je legt verantwoording af aan de manager FI&CS (Facilitair, Inkoop, Contact & Secretariaat).

Solliciteren?

Solliciteer vóór 17 januari met je cv en motivatiebrief via de 'Solliciteren' knop op de vacature pagina.

----

De vacature wordt gelijktijdig zowel intern als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Online screening en het opvragen van referenties kan onderdeel uitmaken van de procedure. 

VluchtelingenWerk Nederland nodigt mensen met een vluchtelingenachtergrond nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Voor alle functies binnen VluchtelingenWerk Nederland is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. Tevens worden referenties opgevraagd.

Acquisitie n.a.v. de advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen in je netwerk wel.

Wat bieden wij jou?

• Salaris tussen de € 3.061 en € 4.420 bruto per maand, op basis van 36 uur (schaal 7)
• Individueel keuzebudget waarbij je 16,5% over je bruto maandsalaris opbouwt
• Loopbaanbudget waarbij je 1,5% over je bruto maandsalaris opbouwt
• Pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg & Welzijn
• Reiskostenvergoeding
• Je levert een bijdrage aan de toekomst van vluchtelingen en asielzoekers
• Thuiswerkvergoeding
• Je werkt met bevlogen mensen in een organisatie die sterk in beweging is
• Contract voor 12 maanden, met intentie tot verlenging
• Mobiele telefoon
• Je hebt veel vrijheid om je werk zelf in te richten
• Laptop